本文作者：衣龙成 来自：蒲公英智库班微信群内容分享
上篇:
6.手写的或纸质的原始数据的要求
我们一直都在强调不得替他人写记录，但有些情况可以例外：
记录活动会对产品或活动产生风险，例如无菌操作人记录生产线的干扰活动
用于解决文化或员工书写/语言能力不足，例如由主管或办公室人员见证并记录另一操作员工的操作。
-MHRA GMP 数据可靠性定义和行业指导原则
6.1. 归属性
第十三条【可归属性】根据记录中的签名能够追溯至数据的创建者、修改人员及其他操作人员。
第十五条【特殊情况】在特殊情况下（如无菌操作），可由另一记录人员代替操作人员进行记录。应当建立相应规程明确代替记录的适用范围和操作方式，确保记录与操作同时进行，操作人员及记录人员应当及时对记录进行确认签字。
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良好的表格和记录的设计，可以提高记录填写的归属性。（比如：中控记录遇到不同班次的人员执行记录的时候），这个格设计不好，真有可能识别不出来那些记录是谁写的，大家注意多观察，不是致命的，但是做好了总是好的。
6.2. 清晰并持久可追溯 :
填写记录使用不会褪色的墨水；书写规范的要求，确保记录清晰可读。比如：不得涂改；文件记录的保存和归档，以保证数据的持久性等。
第十六条【清晰】在规定的数据保存期限内，数据应当清晰、可读、易懂、可追溯，确保能够完整地重现数据产生的步骤和顺序。
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对于电子我们前面提到了数据的安全可读性，这个很重要，很多电子的数据需要依赖介质，应用软件，硬件而存在，所以相关的流程（备份，恢复，归档），软件的测试等，需要的管理方法和纸质的记录形式不一样，我们需要有相应的测试，人员维护等一系列管理。
6.3. 原始的（或真实副本 true copy）
原始数据：指初次或源头采集的、未经处理的、能完整重现GXP活动的数据。
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原始数据：初始的记录和文档，以初始生成的格式（即纸质或电子形式）或以“真实的副本”进行保留。原始数据必须以能永久保存的形式同步并准确地记录。对于一些不能存储电子数据或仅有数据打印输出的简单电子设备（例如天平或pH计），打印数据构成原始数据
-MHRA GMP 数据性定义和行业指导原则
原始性还是强调大部分是电子的、电子的、电子的重要的事说三遍。
记录不得重新誊写（如果有，需要解释，并保留初始的记录），控制填写记录的空白记录或表格的发放（空白批记录，检验记录，日志）。文件的控制：文件归档保存的管理（文件安全：防虫防水防火防盗），已归档文件的借阅，发放的管理。
这里true copy翻译成了“真实副本” ，也译作正确的副本，这个地方需要解释一些，原始数据和其 true copy形式可能一样，也可能不一样，电子秤的原始数据本应该是电子的，但是因为通常因为系统自身不能存储，且关键的数据及其元数据可以被打印出来，所以规范认可其打印输出可以“构成”原始数据，这个打印的数据就是其 true copy，在之前的这张图里面也描述了不是所有的系统打印数据都能代表原始数据，因此 true copy 也要打个问号。如下图所示：
这张图里谈的 true copy 更多的是从电子数据和纸质打印结果比较角度，其实关于true copy 我们一直在用，最简单的例子就是纸质SOP的批准原件是原始的，现场执行的是发放的复印件，这就是原始和 true copy的概念，当然并不是复印件都可以作为true copy，一定要有确认的过程，我想任何一个单位发放SOP的时候不会简单的复印、盖戳就发了，一定会有一定程度的检查，当然，如果检查了，这个复印件满足了true copy的要求，完成了盖戳仪式，这个true copy 也就可以成为基准记录（primary record）了，现实工作中我们经常这样做，只是有时候从概念上来说我们不知道谁对谁。
再举一个例子：我们做验证的时候有可能会把批记录和检验报告或记录附在验证文件中，但是通常不会附原件，因为原件要作为重要记录单独归档，通常的做法是复印，这些复印件我们会在上面签上名字，写上附件编号，主文件名称和编号，如果页码不完整的还需要重新编码，这些形式都是在完成一种仪式“让这些复印件合法化”，也就是确认他们是 true copy，然后让他们成为基准记录。成为了基准记录，在审计期间或者向监管部门递交的时候，这些记录就可以作为正式的文件了，同时，如果这些附件是完整的复印件，在原始文件丢失的时候，这些复印件还可以提供“法律意义”上的正式文件，还可以充当法律意义上的正式文件，这样写严谨一些，当然这种情况下企业是要有声明的。
对于电子的记录，原始记录就是初始生成的电子格式，true copy 可以是数据转换后的等值、等意义的记录，也可以是等同的复制记录，一旦确认了是true copy，经过保护或者管控，也可以作为基准记录。比如：如果监管部门要求提供电子文档，我们不可能把电子系统中的原始电子记录递交给监管部门，一定是给他复制版本，给监管部门的数据一定要是正式数据，也就是说是基准记录。另外一种常见的true copy是在电子系统和纸质系统互相转换的时候，比如数据的迁移。这种迁移在纸质系统向电子系统转化是很常见的，因为我们需要把现有的纸质数据信息转到电子系统中作为运行的基础，这个转移过程就是确认新系统中的数据符合true copy，然后经过确认后，将其变成基准记录的过程。还有就是电子化系统升级，比如从1.0系统到 2.0系统有的时候不是简单的软件升版，而是重新建一个系统，这个时候也涉及到数据迁移，将1.0系统的数据转移至2.0的系统中，也有这个问题，就是要确认等值、等意义，然后合法化，当然最明显的是数据备份，也是最常见的。为了确保备份数据是true copy我们需要验证备份的方法，对于数据的恢复同样也需要验证恢复方法。
下面是相关的法规要求：
第二十二条【要求】原始数据的管理至少符合以下要求：
（一）原始数据应当经过审核；
（二）原始数据或真实副本应当按照规定的期限保存；
（三）原始数据在保存期内应当容易获得和读取。
第二十三条【基准记录】应当有规程规定基准记录确定依据。相同信息有多份记录的，应当明确基准记录。
真实副本：指经过核实和确认已准确并完整地保留了原始记录全部内容和意义的数据的原始记录副本。对于电子数据来说，包括所有必要的元数据和适当的原始记录模板。
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7. 静态记录VS动态记录
数据可以静态的（例如：象纸质或pdf格式的“固态”记录），或动态的（例如：用户/审阅者可以与之互动的电子记录）
原始记录和正确的副本必须维持记录的完整性（准确性、完全性、内容与含义）。与初始记录一致的复制件可以和初始记录放置在一起（例如纸质记录的扫描件），并建立文件记录体系来核对和记录复制记录的完整性。
-MHRA GMP 数据性定义和行业指导原则
当静态记录能保证原始数据的完整和真实时，由电子方式生成的原始数据采用纸质或PDF格式进行保留是可以接受的。但是数据保留流程必须体现以下各个内容：包括核对过的所有原始数据、元数据、相应审计追踪（系统日志）和结果文档，针对每一次分析测试运行的软件/系统配置，以及对一套给定原始数据进行复原所必须的所有数据处理运行过程（包括方法和审计追踪）。还需要一个书面的方式来确认打印记录是准确的再现。这种方法可能在实现记录符合GMP要求的管理上比较繁琐。
很多电子数据为了能对数据进行后期操作而以动态格式（电子的）保留是很重要的。当数据的真实完整或后期确认是非常关键时，必须以动态格式保留。这应该进行基于风险地判断。
计算机系统的配置参数设定应进行定义，测试，“锁定”并可以防止非授权进入，是计算机系统验证的一部分。只有那些关于一次分析操作的可变参数的设定才被认作是电子原始数据。
例1：一组静止的图像（照片- 静态的“纸质复印件”范例）对于记录同一事件，不能象动态的影像（录像-动态的“电子记录”范例）那样提供全部的内容和含义。
例 2：色谱图一旦打印或转换成静态的pdf 文件，就无法重复计算，以及进一步被详细查看基线或任何隐藏区域的功能。相比之下，同样的以数据库形式记录的动态电子记录提供了数据被追踪，追溯和查询的功能，允许审阅者（拥有适当的登录权限）进行重复计算，查看隐藏区域，以及扩展基线来更清晰地查看积分情况。
-MHRA GMP 数据性定义和行业指导原则
这里面动、静态的概念不太容易理解，记住一点就是静态记录的管理通常就是一旦产生就代表产生那一刻的事实，不允许被修改了，一旦修改或删除就改变了事实。动态数据因为可以修改通常需要审计追踪，这种理解不完全准确。为了容易帮助大家理解，最常见的将动态数据变为静态数据就是把其转化成PDF文档，一旦转化完成，PDF中的数据就无法和用户互动了它只反映转化的那一个时刻的状态，现实系统中动态数据的保存很关键，因为可以更好的追溯历史还原历史，这也是监管部门要求或期望保留电子数据的动态格式，对于实验室，比如紫外动态数据是仪器方法，静态数据是每一次的检验结果（通常是PDF报告），对于检验结果，一旦产生就不需要编辑了，否则就会改变事实。比如型号比较老旧的紫外分光光度计，其产生的分析报告可能会被轻易删除而不被发现，从而选择的选择性相信或排除。比较先进的管理方法是使用数据库型文件来管理这些记录。数据库文件比较容易实现权限的管理，这样可以降低单次报告被删除的风险。
用生活中的例子来解释可能大部分人比较容易理解，比如个人的工资卡，每个月的发的工资的具体数值应该是一个静态数据，因为一旦工资到账，这个月的工资数据基本不会再变化，这个数值就代表了这一次发的工资数额。不管是一年两年以后，你查询这个月的工资就是这个数值，不会再变化。但是工资卡余额是一个动态数据，每次工资卡的工资到账或者消费都会导致余额变化。如果在某一天你将工资卡余额的电子数据打印出来，或者以电子报告的形式导出。那么工资卡余额的数据就变成了一个静态数据。这个数据只能代表在你打印或导出的那一刻的工资卡余额。
动态记录格式：指使用动态格式实施的记录，通常是电子记录，可在用户和记录内容之间进行互动。如，电子液相色谱记录，允许经授权使用人员重新处理数据和通过放大基线更清楚地查看积分。
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就本指南而言，静态是用来表示固定的数据文件，如纸质记录或者电子图像；动态表示记录形式允许用户与记录内容互动。例如，动态色谱记录可以允许用户更改基准线、重新处理色谱数据使峰值变小或变大。它也可以允许用户修改电子数据表中的公式或者输入值来计算检测结果或者其他信息如计算产量。
-FDA 数据完整性及其CGMP符合性行业指南
静态数据通常很长时间不会发生变化，通常应设计防止删改措施。纸质记录（比如检验记录，纸质批记录）。控制纸质文件的编号，版本，页码，受控发放，安全归档。电子记录（比如温度湿度记录仪或某些分析仪器中产生的PDF文件，系统中的配方 recipe）。控制访问权限，避免利益相关人员删改。
动态数据 （比如分析方法，电子批记录中的数据库文件，分析仪器中的数据库文件），GxP动态数据修改需要有审计追踪。控制权限，只有有权限的人可以修改或删除。
将原始电子数据制作为电子的真实副本时，应保留原始记录的动态记录格式。
电子数据的归档应当确保安全并可以重现。可以通过创建真实副本或从一个系统转移到其他系统的方式进行归档，其转移过程应当被确证并记录，应当以动态格式保存全部内容。(数据转录/转移)
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